第二条 在校学生档案由各学院统一保存，各学院指派专人负责，专柜存放。学生毕业时，使用由学校统一印发的档案袋和专用封条。
第三条 学生档案应包括下列材料：
（一）高中（中专、专科、高职）阶段档案；
（二）学生登记表；
（三）学生在校期间成绩单；
（四）四年的学年思想鉴定；
（五）毕业生登记表(高校毕业生登记表由国家教育部统一印制)；
（六）奖惩材料；
（七）党团材料；
（八）毕业生体检表；
（九）毕业设计成绩单；
（十）报到证存根；
（十一）国家助学贷款缴费通知书；
（十二）其他可供组织参考的有保存价值的材料。
第四条 各学院在收到学生档案后，首先通过审查档案对学生资格进行复查，复查合格后按专业、班级及学号分类，建立档案目录，便于查找和收发。归档材料必须是办理完毕的正式材料，在毕业前装入学生档案。
第五条 毕业生档案的邮寄工作由学生处统一组织，各学院统一整理档案并填写《机要文件交寄单》（长春市的单位要单独填写），机要单填写一式三份。档案原则上不能由学生本人自带。
第六条 在学期间受过处分的，受处分材料应当真实完整地归入本人档案，邮寄前，由学院将档案及处分材料一并交送到学生处，由学生处统一邮寄。
第七条 国防定向生毕业，档案要单独整理，并转送到学校国防生选培办公室，由国防生选培办公室统一邮寄。
第八条 对于办理留校的学生档案，统一留存在各学院，并做好登记。择业期内就业的，学院将其档案转到学生处，学生处根据毕业生就业情况将档案发往其就业单位人事部门；对超过择业期仍未落实就业单位，户口仍留学校的，由学生处统一将档案转至生源所在地毕业生就业主管部门保管。
第九条 报考研究生的毕业生，如报考院校要求调档，应由本人持报考院校调档函（由各学院保存）到各学院调档，档案管理人员应将当前档案装袋封好，并认真登记所调出的档案信息，再交给学生本人。待学生毕业后，将其余部分档案邮寄给研究生录取单位。
第十条 毕业生报到一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，需在毕业当年10月份以前（节假日除外）通过学校介绍，到长春市机要局查询。自10月1日后，学校原则上不再受理档案查询工作。
第十一条 档案邮寄发送前，由学生处负责对各学院毕业生档案进行抽检。
第十二条 各学院要建立《档案借阅登记簿》,对就地查阅者，均要持单位合法证明，说明借阅目的，并进行详细登记签字。
第十三 学生档案属机密文件，一般不予借出，确因特殊需要借出者，做好登记。档案借出一般不得超过七天，期满后应及时归还，借出后不得随意扩大查阅范围，不得转手外借，不得涂改，不得少页增页。档案管理人员应在借出者归还档案时和借阅者查阅档案后，认真核对、清点档案内材料。
第十四条 遗留档案一律在学生处保管。建立《遗留档案登记簿》,做到出入清楚。遗留档案包括，合校前各校区的一部分档案，自动退学、开除学籍、死亡的学生档案。
第十五条 自动退学、开除学籍的学生档案，学生本人可将档案自行带走；死亡学生档案由各学院自行销毁。
第十六条 转出的档案材料如因特殊情况遗失，应与学生原所在学院取得联系，并持从在单位档案丢失的证明书，经学生处批准后，方可重新建档。
第十七条 本办法自公布之日起施行。
